Vincent Declercq, dirigeant du réseau Action Business Partners et formateur en développement de la performance managériale commerciale, vous éclaire sur l’entretien annuel d’activité.

 

L’entretien annuel d’activité est-il obligatoire dans les entreprises ?

Vincent Declercq : Non, il ne l’est pas, mais il est fortement recommandé dans la mesure où c’est un véritable acte de management.

Quel est l’objectif d’un entretien annuel ?

V. D : Pour le manager, c’est l’occasion de mieux connaître et comprendre son collaborateur. De clarifier les missions de son collaborateur et de développer sa coopération. C’est également le moment pour faire le point sur la réalisation des objectifs et plans d’action définis auparavant et de les redéfinir les objectifs pour l’année à venir. Ce qui est important c’est que le support qui va servir à la conduite de l’entretien annuel d’activité soit le même pour l’ensemble des salariés.

Pour le collaborateur, c’est l’occasion de savoir ce que son responsable pense de son travail, de faire le point sur son propre développement. C’est aussi l’occasion d’exprimer ses aspirations.

Quels sont les points à aborder pendant l’entretien ?

V. D : Il y a la connaissance de l’entreprise et de son environnement. En deuxième grande famille il y a le savoir-être. En troisième, il y a le savoir-faire. Et en quatrième grande famille, vous avez la maîtrise des outils et logiciels mis à disposition.

Un système de notation de chaque grande famille doit être mis en place pour que l’entretien soit le plus factuel possible.

Comment un manager doit-il préparer l’entretien ?

V. D : Le manager présente à son collaborateur quinze jours auparavant le plan de déroulement de l’entretien en lui expliquant chacune des grandes familles. Il demande au collaborateur de réfléchir à des exemples d’évolution ou de difficultés rencontrées en fonction de ces différentes familles. Le manager, quant à lui, va aussi préparer cet entretien avec le même outil.

Attention, un entretien annuel n’est pas une discussion de contrat, c’est un entretien d’appréciation de compétences et de performances démontrées à partir de faits précis et réels.

Quelles sont les erreurs à éviter pour un entretien réussi ?

V. D : Tout d’abord, l’entretien repose sur l’évaluation d’étapes d’appréciation à ne pas oublier. La première étape est de valider ou revalider le contenu du poste. La deuxième est d’apprécier des compétences maîtrisées et démontrées. La troisième est d’évaluer les résultats obtenus. Quatrième : on fixe de nouveaux objectifs. Cinquième : on détecte d’éventuels besoins de formation. Et sixième, on recense des souhaits d’évolution ou de mobilité fonctionnelle.

Les trois quarts des managers tombent dans le piège mais ce point est très important. Il faut éviter le jugement de la personne et plutôt privilégier l’évaluation de ses performances. On n’a pas à juger une personne mais à évaluer son travail. Souvent, le piège est très grand.

L’autre aspect très important est de prendre de la hauteur pour ne pas se focaliser que sur un des paramètres de l’évaluation. C’est un ensemble de choses que l’on va apprécier. Il faut rester factuel et s’en tenir aux paramètres de la grille d’appréciation.

Il faut également éviter une ambiance un peu trop formelle et froide, la tonalité agressive. Il faut surtout éviter de couper la parole pour essayer de persuader à tout prix. A l’inverse, il faut avoir une certaine aisance, la plus naturelle possible, pour créer une ambiance chaleureuse. Dans l’argumentation, il faut pouvoir parler des points de désaccord sans jamais être offensant envers le collaborateur.

En conclusion, un bon déroulement d’entretien dépend directement du niveau de préparation des interlocuteurs, des techniques de communication, du plan de déroulement et enfin de la qualité des objectifs. Par exemple, si je vous fixe comme objectif de faire le travail de l’équivalent d’un temps plein à vous toute seule, alors que vous êtes à mi-temps, cela va sûrement plus vous démotiver que vous motiver. Sachant que les objectifs ne sont pas que quantitatifs, ils peuvent être qualitatifs. Cela peut être d’envoyer ses rapports en temps et en heure par exemple.

Une fois l’entretien terminé, que doit faire le manager ?

V. D : D’abord je voudrais revenir sur le déroulement de l’entretien. Il faut toujours en premier lieu recueillir l’opinion du collaborateur et c’est ensuite au manager de donner sa position, et non l’inverse. Si vous donnez d’abord votre position et faites parler ensuite votre collaborateur vous allez un peu le censurer.

Une fois que l’entretien est terminé, on va demander l’appréciation du collaborateur sur le déroulement de l’entretien. Le manager donnera la sienne. Ils manifesteront cela par un acte de signature et le collaborateur doit se voir remettre une copie de l’entretien annuel d’activité. Ce n’est pas obligatoire de lui remettre une copie mais c’est fortement recommandé. Cela montre de la transparence.

Réseau Action Business Partners


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